女は知性。

人生、楽しんだもの勝ち!

効率的で時短なメール仕事術を追求する!

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こんにちは、かよ(@imakayosan) です。

オフィスワーカーなら、就労時間の殆どをメール対応に費やしているかと思われます。

 

私が仕事で一日に 受信するメールは、およそ1500通前後。

送信する数は200通位です。

 

今回は、

夏季休暇中の営業が不在通知メールを設定しなかったが故に

受信メールを全てサポートする羽目になった私の、

自分流メール術のお話です。

 

入口はシンプルに

f:id:know-your-rights-1026:20170928083133j:image

さて、その営業のメールを開きました。

実際動かしてみるとなんとまあ使いづらいこと!!!!

悲鳴出ました。

 

その営業は、

差出人別にフォルダ分けをしていました。

(社内の人間からのメールはまとめて"社内連絡フォルダ")

さらに、顧客ごとにもフォルダ分けをしており、

自動振分けされていたのです。

よって私は、案件の進捗を確認するために、

メール毎に件名をコピペで検索

→誰も対応していないことを確認

→私が対応

ということを何と1日200回以上することに!

しかも、社内連絡フォルダだけでも件名順に並べてみれば、

2014年のメールなんて出てくる…!!

顧客フォルダ数も、100はありそうな感じでしたのでいくらスクロールしても終わらない…

完全に、カオスでした。

 

私のやり方なのですが、

・フォルダ分けは基本時系列。9月、とか8月とか。

・毎日ある社内情報共有メールはそれ用のフォルダへこれのみ自動振り分け。

・特別気にしなければならない顧客のみ、

その顧客専用フォルダへ。

・受信フォルダには未対応のもののみを残し、

 対応済みのものは○月フォルダへ手動で移動。

・キリの良い時に、自動振り分けされたフォルダを覗く

 

さらに、受信トレイは”件名”順にしています。

全てのメールが、色んな人が関わる案件なので受信順にするとこれまたカオスなのです。

件名順にしておくと、一番上のメールだけ見れば大体OKですので効率的。

(たまに件名変えられたりしますが・・・)

 

自動振り分け先のフォルダ数は少ないほど良いです!

 

さらに、メールに振り回されたくないので、

自動受信にしておりません。

 

基本ですが超大事なメール時短術

 

超基本ですが、単語登録とテンプレ作り、ショートカットキーの利用は

バカにできません。

一例ですが、私は以下のように登録しています。

・よくやりとりする社内の人の名字→名字の一文字目。小林なら「こ」。

・株式会社→かぶ

・会社の名前

・業界の専門用語

・挨拶文 「いつも大変お世話になっております」「承知いたしました」など。

・会社の住所

(もっと増やしていきたいです!)

 

例えば、

「いつも大変お世話になっております

承知いたしました。

どうぞよろしくお願いいたします」の場合、

い、しょ、よ

を打てば終了です。

3秒ほどで送信できます。

これを全部打っていたら10秒くらいかかってしまいます。

あとは、どれだけテンプレを駆使するかです。

 

また、見る人のことを考え、なるべく添付ファイルは付けません。

ホリエモンも言ってますが、開くのに時間がかかりストレスになります。

 

チャットのようにメールする

 

社内メールなら「お疲れ様です」は付けません。

用件のみです。OK、とか・・・

何なら件名だけで全て伝え本文なしの場合もあります。

それで冷たい感じがする、という方は顔を合わせた時にでも

ニコヤカに挨拶したらOK!

逆に余計な文は相手の読む時間を奪うので迷惑になります。

理想はチャット。

Skypeをやってる社員なら一番早くて楽なのですが・・・・

絶賛布教中でございます・・・

 

皆さんはメールで気を付けていることはありますか?

 是非教えてください!!